Povinnost vytvořit vnitropodnikové směrnice jsou zakotveny v zákoně

Všechny účetní jednotky jsou povinny vést účetnictví správně, průkazně, srozumitelně, přehledně atd. Tuto větu jistě všichni důvěrně znáte. Víte ale také, že to znamená i to, že má účetní jednotka sestaveny vnitropodnikové směrnice?

Sestavení vnitropodnikových směrnic slouží nejen ke splnění povinnosti dané legislativou, ale také ke zkvalitnění vnitřního řízení podniku.

Kvalitně vytvořené směrnice pak mohou sloužit jak ke zjednodušení kontroly vnitropodnikové, tak i daňové.

Přesto, že celá řada povinností vyplývá přímo z právních norem, existuje i celá řada oblastí, včetně účetnictví, kterou si každý podnik upravuje dle svého uvážení. Každé své uvážení, byste však měli mít podložené písemným dokumentem, který je jedním z hlavních předmětů případné kontroly.

Vnitropodnikové směrnice nemusí přesně opisovat zákony a normy, ale měly by být sestaveny tak, aby každý zaměstnanec pochopil, jaká jsou pravidla a postupy které by měl dodržovat. Tyto postupy by pak měly být popsány tak, aby směřovali k zavedení, pořádku, zvýšení pracovní kázně a stanovení přesných povinností jednotlivých útvarů, které by předcházely případným nedorozuměním.

Mezi povinné účetní předpisy patří:

1) Stanovení účtového rozvrhu

Účtový rozvrh jsou povinny sestavit účetní jednotky na podkladě směrné účtové osnovy. (dle §14 Zákona o účetnictví). Jelikož jsou potřeby každé účetní jednotky individuální, je i každý účtový rozvrh jedinečný. Účtový rozvrh je možné v průběhu účetního období doplňovat, v zásadě však sestavují účetní jednotky účtový rozvrh pro každé účetní období.

2) Stanovení systému zpracování účetnictví

Zákon o účetnictví (§11, § 12, §13, §16) ponechává prostor účetním jednotkám pro sestavení systému zpracování účetnictví. Je proto nutné správně vymezit např. okamžik vzniku účetního případu, skupinu účetních dokladů a jejich náležitostí včetně stanovení číselné řady. Dále je důležité vymezení včasného zápisu do účetních knih, stanovení seznamu účetních knih a deníků pro jednotlivé typy zápisů, stanovení popisu projekčně programové dokumentace, stanovení software, pomocí kterého bude účetnictví zpracováváno a to takovým způsobem, aby byl srozumitelný všem pracovníkům.

3) Stanovení odpisového plánu

účetní jednotka by si měla stanovit, jakým způsobem bude vyjadřovat opotřebení svého dlouhodobého majetku, tj. stanovit základní pravidla pro odpisování dlouhodobého majetku. Odpisový plán by měl zahrnovat metody odpisování (rovnoměrně, zrychleně), období zúčtování odpisů a způsob zařazení a vyřazení majetku, či stanovení odpovědného pracovníka, určeného pro dodržování odpisového plánu.

Odpisový plán platí pro celé účetní období a nelze jej v průběhu účetního období měnit!

4) Stanovení systému hospodaření s dlouhodobým hmotným majetkem

Cílem této směrnice by mělo být zajištění řádného hospodaření s dlouhodobým majetkem, jeho včasným přejímáním, stanovením způsobu jeho zařazení do užívání, ochranou, opatřením inventárními čísly až po stanovení způsobu jeho vyřazení. Účetní jednotka si pak stanoví, jak bude o daném majetku účtovat, jak jej bude zapisovat do příslušné dokumentace a jak jej bude inventarizovat.

Dále je vhodné určit způsob evidence a účtování o drobném majetku.

5) Stanovit způsob oceňování majetku a závazků v cizí měně

Účetní jednotka si stanoví způsob přepočtu, neboť účetnictví musí být vedeno v českých korunách (§4 odst. 12), veškerých aktiv pořízených v cizí měně na české koruny (aktuálním kurzem dle ČNB ke dni uskutečnění účetního případu nebo pevným kurzem, který si předem zvolí).

6) Stanovení cestovních náhrad

Účetní jednotka si zvolí výši náhrad a způsob výpočtu v souladu se zákonem o cestovních náhradách a Zákoníkem práce §151.

Dále je vhodné vymezit zásady pro poskytování náhrad v tuzemsku a zahraničí a způsobu vyúčtování pracovních cest.

7) Stanovení kompetencí a podpisových vzorů

Dle zákona o účetnictví §33a, odst. 9, by si každá účetní jednotka měla určit podpisové a rozhodovací kompetence a odpovědnost osob vztahující se k připojování podpisového záznamu a to takovým způsobem, aby bylo možné určit odpovědnost jednotlivých osob za obsah účetního záznamu, ke kterému byly uvedené záznamy připojeny.